Een professionele contentkalender biedt meer dan overzicht van geplande artikelen. Een goede contentkalender laat zien wie wat wanneer doet, biedt versiebeheer én inzicht in de kosten.
Contentkalender
Een professionele contentkalender biedt meer dan overzicht van geplande artikelen. Een goede contentkalender laat zien wie wat wanneer doet, biedt versiebeheer én inzicht in de kosten.
Zo maak je een goede contentkalender
Wat is een contentkalender?
Een contentkalender is een planning van artikelen, podcasts, video’s, fotoreportages en social media postings. De vorm hoeft niet per se een kalender te zijn. Een lijst of een visueel overzicht met cards (Kanban) is ook mogelijk. De beste tools bieden al deze vormen aan op basis van dezelfde data.
Wat is het doel van een contentkalender?
Het doel van een contentkalender is overzicht bieden van de bijdragen die per kanaal gepubliceerd gaan worden. Publiceren we niet te dicht op elkaar? Zijn de verhalen en postings goed gespreid over website, nieuwbrief, Facebook, LinkedIn en andere kanalen? En dan liefst op de meest geschikte tijdstippen? Is er afwisseling tussen onderwerpen en formaten? En is er überhaupt wel wat gepland?
Wat is een goede contentkalender?
Een goede contentkalender is
– Overzichtelijk. Items zijn per soort en status duidelijk van elkaar onderscheiden.
– Toegankelijk. Alle belanghebbenden kunnen erbij. (Dus niet een Excel-bestand op een lokale schijf).
– Up-to-date. Alle wijzigingen worden consequent bijgehouden.
Wat leg je vast in een contentkalender?
Het is aan te raden om meer vast te leggen dan alleen de titel, datum, rubriek, kanaal, maker en status. Denk aan:
– Topic: wat is het hoofdonderwerp?
– Pitch: wat is de invalshoek en waarom is het belangrijk?
– URL van de definitieve publicatie
– Begrote en besteedde uren
– Budget en kosten
En zo zijn er nog heel veel meer aspecten, afhankelijk van de uitgave, die je zou willen vastleggen.
Bedenk dat een verhaal ook kan bestaan uit meerdere bijdragen. Een long read kan bestaan uit tekst, beeld en illustraties. Deze bijdragen hebben een eigen workflow en kosten.
Wat is een écht goede contentkalender?
De beste contentkalender is slechts het topje van de ijsberg. Doorklikken op een kalender-item levert een schat aan extra informatie op. Daaronder bevinden zich bijvoorbeeld:
– Informatie over de voortgang van de productie (workflow)
– Informatie over de accordering (governance)
– Informatie over de maker en/of de bron
– Diverse versies van teksten en beeld (asset management)
– Financiële informatie over tarieven en kosten
– Informatie over copyrights en AVG
– Meta-informatie zoals topics, rubrieken en tags (content management)
-Informatie over resultaten, zoals ‘kosten per view’ (ROI)
Eigenlijk spreek je dan niet meer over een contentkalender, maar over een Editorial Information System.
Wie beheert de contentkalender?
Een redactiechef, content marketeer of communicatiemanager is de beheerder van een contentkalender.
Het is belangrijk om goede afspraken te maken over de rechten en plichten van medewerkers aan de kalender. Wie kan de structuur van de kalender wijzigen? Wie kan items toevoegen en verwijderen? Wie kan items editen? Wie kan de status van een item veranderen?
Welke rollen kunnen deelnemers aan een contentkalender hebben?
Beheerder
Eén of twee personen hebben de beheersrechten. Zij kunnen de structuur van de planning en de kalender aanpassen, bijvoorbeeld met nieuwe rubrieken. Ook het beheer van nieuwe medewerkers en hun rollen kunnen zij verzorgen.
Eindredacteur of contentmanager
De eindredacteur of contentmanager mag items aanmaken, verplaatsen, bewerken en verwijderen. Door deze rechten beperkt toe te kennen wordt voorkomen dat iedereen op eigen houtje items aanmaakt of bewerkt. Een zekere discipline en eenduidigheid is belangrijk voor het succes van een contentkalender.
Contributor
Sommige systemen hebben formulieren waarmee contributors hun bijdragen, zoals tekst en beeld, kunnen uploaden. Deze zullen dan altijd door de eindredactie verder worden verwerkt.
Viewer
De overige medewerkers krijgen kijk-rechten en kunnen zien wat er gepland staat.
Hoe maak ik een overzichtelijke contentkalender?
Wat de één overzichtelijk vindt, vindt de ander een gedrocht. Een item op een kalender kan te veel, te weinig of de verkeerde informatie bevatten. De één wil weten of alle kopij al binnen is, terwijl de ander op hoofdlijnen wil zien hoeveel er de komende week gepubliceerd gaat worden.
Medewerkers zitten in verschillende fasen van het proces en hebben verschillende belangen. Zorg er dus voor dat de gebruikers een contentkalender op hun eigen manier kunnen instellen.
Belangrijk hierbij is dat de informatie gestructureerd wordt opgeslagen. Dus niet een rubrieksnaam in een vrij tekstveld typen, zodat er allerlei varianten ontstaan. Maar zoveel mogelijk velden maken met vooraf gedefinieerde keuzes in een dropdownmenu.
Overzicht heeft te maken met vorm. De een wil het liefst een traditioneel kalender-formaat. De ander ziet liever een lijst met alle bijdragen in een rubriek. Of een lijst van items op datum. Een derde zweert bij een Kanban-overzicht van artikelen per status. Kies een tool die veel van deze mogelijkheden biedt.
Hoe maak ik een deelbare contentkalender?
Een contentkalender in Excel rondsturen kan echt niet meer. Zorg minimaal voor een oplossing die via de cloud toegankelijk is.
Idealiter integreert de contentkalender met gangbare business kalenders zoals Outlook en Google Calendar. Gebruikers zien dan de content-planning in hun dagelijkse agenda.
Welke tools zijn er voor een contentkalender?
Een gedeelde agenda in Google Calendar of Outlook is de minimale optie. Extra informatie over de content-items is daarin echter moeilijk op te nemen.
Algemene projectmanagement tools zoals Trello en Asana zijn ook in te richten als contentkalender. Tegen betaling zijn extra opties beschikbaar om velden op maat aan te maken.
Er zijn daarnaast gespecialiseerde contentkalender tools op de markt. Die tools kunnen ook onderdeel zijn van een groter editorial management system. Zoals Camayak en Storychief.
Een variant daarop zijn tools die gemaakt zijn voor een specifiek CMS, zoals CoSchedule, EditFlow of OasisWorkflow voor WordPress. Voordeel daarvan is een naadloze integratie tussen planning en contentmanagement, met tijdwinst en overzicht als belangrijkste bonuspunten. Nadeel is dat het alleen voor WordPress-gebruikers is bedoeld.
Tot slot kun je er ook voor kiezen om zelf een contentkalender te maken in een database-tool zoals Airtable. Voordeel daarvan is dat je het systeem helemaal naar eigen wens kunt inrichten. Standaard integreert Airtable al met de business kalenders en biedt het diverse soorten ‘views’, zodat je per deelnemersrol een aparte weergave van de contentkalender hebt. Koppelingen met andere systemen zijn te leggen met bijvoorbeeld Zapier.
Wat kan Byline betekenen?
Wij hebben ervaring met diverse soorten contentkalenders en kunnen helpen met het kiezen en inrichten van de tooling.
Het opzetten van een goede contentkalender roept als vanzelf vragen op over het proces. Wie doet wat, en waarom? En kan dat niet beter of efficiënter? Dat alleen al is een goede reden om een contentkalender in te richten.
